عطف به نامه به معنای اشاره به نامه قبلی در نامه جدید است. این اصطلاح در نامه نگاری اداری برای اشاره به نامه ای که در گذشته بین دو طرف مبادله شده است، استفاده می شود. عطف به نامه می تواند برای اطلاع رسانی ، درخواست، یا پیگیری موضوعی باشد.

در اینجا چند نمونه نامه اداری عطف به نامه آورده شده است :

نمونه 1

تاریخ: 1404/09/25

شماره: 123456

به: معاونت توسعه مدیریت و منابع انسانی

از: مدیرکل روابط عمومی

موضوع: عطف به نامه شماره 123456 مورخ 1404/09/20

با سلام و احترام،

عطف به نامه شماره 123456 مورخ 1404/09/20، در خصوص درخواست برگزاری دوره آموزشی "مدیریت زمان"، به اطلاع می رساند که با توجه به هماهنگی های انجام شده، دوره مذکور در تاریخ 1404/10/10 لغایت 1404/10/15 در محل سالن کنفرانس این سازمان برگزار خواهد شد.

لذا خواهشمند است نسبت به ثبت نام کارکنان واجد شرایط در دوره مذکور اقدام فرمایید.

با تشکر،

مدیرکل روابط عمومی

نمونه 2

تاریخ: 1404/09/25

شماره: 789012

به: اداره کل آموزش و پرورش

از: مدیرکل دفتر امور شهری و شوراهای استانداری

موضوع: عطف به نامه شماره 789012 مورخ 1404/09/20

با سلام و احترام،

عطف به نامه شماره 789012 مورخ 1404/09/20، در خصوص درخواست برگزاری جلسه هماهنگی برای برگزاری مسابقات ورزشی دانش آموزی، به اطلاع می رساند که جلسه مذکور در تاریخ 1404/10/15 ساعت 10 صبح در محل این دفتر برگزار خواهد شد.

لذا خواهشمند است نمایندگان ذیربط خود را در جلسه مذکور معرفی فرمایید.

با تشکر،

مدیرکل دفتر امور شهری و شوراهای استانداری

نمونه 3

تاریخ: 1404/09/25

شماره: 345678

به: مدیرعامل شرکت خدمات شهری

از: مدیرکل محیط زیست

موضوع: عطف به نامه شماره 345678 مورخ 1404/09/20

با سلام و احترام،

عطف به نامه شماره 345678 مورخ 1404/09/20، در خصوص درخواست همکاری در جهت ساماندهی پسماندهای شهری، به اطلاع می رساند که این اداره کل آمادگی دارد در این زمینه با شما همکاری نماید.

لذا خواهشمند است در اسرع وقت نسبت به ارسال برنامه همکاری خود اقدام فرمایید.

با تشکر،

مدیرکل محیط زیست

همانطور که مشاهده می کنید، در این نمونه نامه ها، در ابتدای نامه به نامه قبلی اشاره شده و سپس موضوع نامه فعلی بیان شده است. در بدنه نامه نیز به موضوع نامه قبلی ارتباط داده شده و توضیحات لازم ارائه شده است. در پایان نامه نیز از مخاطب درخواست یا دستوری صادر می شود.

در هنگام نگارش نامه اداری عطف به نامه، باید نکات زیر را رعایت کنید:

در ابتدای نامه، به نامه قبلی اشاره کنید.

موضوع نامه فعلی را بیان کنید.

در بدنه نامه ، به موضوع نامه قبلی ارتباط دهید و توضیحات لازم ارائه دهید.

در پایان نامه ، از مخاطب درخواست یا دستوری صادر کنید.

با رعایت این نکات، می توانید نامه اداری عطف به نامه ای را بنویسید که واضح، مختصر و به جا باشد.

 نمونه‌ ای از نامه اداری با عطف به نامه‌ ای 

[سربرگ سازمان یا نهاد ارسال کننده]

تاریخ: [تاریخ ارسال]

به: [نام و سمت فرد یا نهاد مورد نظر]

[آدرس دقیق]

موضوع: عطف به نامه شماره [شماره نامه] مورخ [تاریخ نامه]

با سلام و احترام ،

احتراماً، نامه شما مورخ [تاریخ نامه] با شماره [شماره نامه] مبنی بر [موضوع اصلی نامه دریافتی] دریافت و مورد بررسی قرار گرفت.

[در این بخش، به موارد اصلی مطرح شده در نامه دریافتی پاسخ دهید. توضیح دهید که چگونه قصد دارید به مسائل یا درخواست‌ های مطرح شده رسیدگی کنید. همچنین می‌ توانید اطلاعات یا توضیحات تکمیلی ارائه دهید که ممکن است برای طرف مقابل مفید باشد.]

[در صورت نیاز ، از طرف مقابل برای همکاری یا ارائه اطلاعات بیشتر تشکر کنید. همچنین می‌ توانید برنامه‌ های خود برای اقدامات بعدی یا پیگیری‌ های لازم را شرح دهید.]

در پایان ، از توجه و همکاری شما در این زمینه سپاسگزاری می‌ کنم و امیدوارم که با تعامل و همکاری مستمر ، بتوانیم به بهترین نتایج دست یابیم.

با احترام،

[امضا]

[نام و نام خانوادگی]

[سمت]

[نام سازمان یا نهاد]

این نمونه نامه به منظور پاسخ به نامه‌ ای که پیش‌ تر دریافت شده است نوشته شده و می‌ تواند بسته به نیازهای خاص شما تغییر یابد. مهم است که نامه به صورت محترمانه نوشته شود و پاسخ‌ ها و توضیحات به صورت دقیق و مستند ارائه شوند.

مطالب پیشنهادی :

متن نامه اداری درخواست رفع مشکل مسکن