جملات زیبا برای شروع نامه اداری
اگر قصد نوشتن نامه ای اداری را دارید، در نوشتن این نامه نکاتی وجود دارد که نباید از آنها غفلت کنید. وقتی این نکات را بدانید، برای نوشتن آن نیاز به هیچ منبعی نخواهید داشت و به سادگی می توانید خود نامه های اداری تان را با نهایت دقت بنویسید. اما اگر منبعی برای نوشتن نامه اداری هست، می توانید از آن منبع هم استفاده کنید.
جملات زیبا برای شروع نامه اداری
انتخاب جمله مناسب برای آغاز یک نامه اداری، اولین قدم برای ایجاد یک ارتباط موثر و رسمی است. این جمله باید هم رسمی باشد و هم توجه مخاطب را جلب کند. در ادامه چند نمونه از جملات زیبا و رایج برای شروع نامه اداری را به همراه نکاتی برای انتخاب بهترین جمله ارائه می‌دهم:
جملات رایج و رسمی:
باسلام و احترام: این جمله یکی از رایج‌ترین و رسمی‌ترین عبارات برای آغاز نامه‌های اداری است.
ضمن عرض سلام و تحیات: این عبارت کمی رسمی‌تر از عبارت قبلی است و برای نامه‌های مهم‌تر مناسب‌تر است.
با اهدای سلام: این عبارت نیز برای آغاز نامه‌های اداری بسیار مناسب است.
با عرض ادب و احترام: این عبارت برای نشان دادن احترام بیشتر به مخاطب استفاده می‌شود.
احتراماً: این عبارت کوتاه و رسمی برای آغاز نامه‌های اداری بسیار متداول است.
نکات مهم در انتخاب جمله آغازین:
مخاطب: نوع مخاطب و میزان رسمیتی که می‌خواهید برای نامه قائل شوید، در انتخاب جمله آغازین موثر است.
موضوع نامه: موضوع نامه نیز می‌تواند در انتخاب جمله آغازین تاثیرگذار باشد. برای مثال، برای نامه‌های تبریک یا تشکر، می‌توان از عبارات گرم‌تر و صمیمانه‌تری استفاده کرد.
تن نامه: تن نامه نیز باید با جمله آغازین هماهنگ باشد. اگر تن نامه رسمی و خشک است، بهتر است از عبارات رسمی‌تر استفاده شود.
جملات جایگزین برای ایجاد تنوع:
با توجه به نامه شماره... مورخ...: این جمله برای پاسخ به نامه قبلی استفاده می‌شود.
پیرو مکالمه تلفنی مورخ...: این جمله برای اشاره به مکالمه قبلی استفاده می‌شود.
عطف به جلسه مورخ...: این جمله برای اشاره به جلسه قبلی استفاده می‌شود.
در اجرای دستور شماره...: این جمله برای نشان دادن اجرای دستوری استفاده می‌شود.
مثال های بیشتر:
باسلام و احترام، به استحضار می‌رساند که...
ضمن عرض سلام و تحیات، پیرو مکالمه تلفنی روز گذشته،...
با اهدای سلام، در خصوص موضوع... به استحضار می‌رساند که...
نکته مهم :
انتخاب جمله آغازین مناسب، نه تنها باعث ایجاد یک تاثیر اولیه خوب می‌شود، بلکه می‌تواند بر کل محتوای نامه نیز تاثیرگذار باشد. بنابراین، به این موضوع به دقت توجه کنید و جمله‌ای را انتخاب کنید که با هدف و محتوای نامه شما همخوانی داشته باشد.
تا به حال نامه اداری نوشتین؟ اگه نه، پس باید بدونید که نامه اداری مثل نامه های دوستانه نیست و شیوه و قواعد خاص خودش را داره. شما باید در این نوع نامه به نکاتی مهم توجه داشته باشید. ما هم در این مطلب در ابتدا این نکات رو خدمتتون ذکر میکنم و بعد از اون چند نمونه متن برای شروع نامه اداری در موقعیت های مختلف رو خدمتتون به اشتراک میذاریم. در صورتی که هیچکدوم از این متن ها باب سلیقه شما نبود، می تونید به واسطه نکات ارائه شده، خودتون یک متن فوق العاده بنویسید. همراه ما باشید.
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
اگه تو نوشتن نامه های اداری تون به مسائل و نکته هایی که در زیر در موردشون حرف میزنم توجه کنید، میتونید یک نامه حرفه ای بنویسید.
شروع نامه اداری
برای شروع یک نامه اداری بهتره که از واژه هایی مثل به نام خدا یا باسمه تعالی استفاده کنید. استفاده از ضرب المثلها یا شعر و ابیات در این نوع نامه توصیه نمیشه چون نامه رو از جنبه رسمی خارج میکنه. حتی میتونید با کلماتی مثل با سلام خدمت مدیریت فلام، با عرض خداقوت یا ضمن احترام به مدیریت فلان نامه رو شروع کنید.
ذکر نام طرف مقابل
اگه قراره نامه رو به یک شخص یا سازمان بدید، همون اول اسمش رو بیارید. اینجوری مشخص میشه که نامه برای کی هست. به عنوان مثال با عرض خسته نباشید خدمت موسسه فلان یا با سلام خدمت جناب آقای/سرکار خانم فلانی.
ذکر نام خود
این مورد متغیره و میتونید جاش رو با جای اسم طرف مقابل عوض کنید. یعنی بعد از شروع نامه یا اسم خودتون رو بیارید یا اسم طرف مقابل رو. به عنوان مثال سلام خدمت مجموعه فلان بنده فلانی هستم یا با سلام بنده فلانی هستم و به این دلیل خدمت جناب آقای/سرکار خانم فلانی نامه نوشتم که ... .
ذکر موضوع
بعد از شروع نامه و آوردن اسم حالا نوبت اینه که موضوع رو ذکر کنید. موضوع باید کاملا مشخص باشه و برای خواننده ابهامی ایجاد نکنه. پس اون رو صریح و واضح ذکر کنید. به عنوان مثال با عرض سلام به وزارت فلان، بنده فلانی هستم و در مورد موضوع فلان خواستم موضوعی را مطرح کنم.
ارائه توضیحات
بعد از آوردن موضوع، به مهمترین قسمت نامه یعنی توضیحات میرسیم. در واقع برای همین توضیحات هست که ما نامه رو می نویسیم.
به نکات زیر در رابطه با توضیحات توجه داشته باشید:
1. توضیحات باید واضح و کامل باشند.
2. از گزافه گویی در توضیحات پرهیز کنید و تا میتونید اونا رو خلاصه کنید. اما منظور از خلاصه این نیست که از ذکر جزئیات مهم پرهیز کنید.
3. توضیحات باید حول محور موضوع باشه و در خارج از اون نوشته نشه. اگر قراره مسئله ای رو خارج از موضوع نامه به شخص مقابل به صورت کتبی گزارش بدید، بهتره که اون رو در نامه ای جداگانه مطرح کنید.
4. توضیحات به صورت ادبی باشه و نباید به صورت محاوره ای در اونها صحبت کنید.
5. از کلمات قلمبه سلمبه به هیچ عنوان استفاده نکنید. هر چقدر از کلمات ساده ولی شیک استفاده کنید، ارزش نامه تون بیشتر میشه.
ذکر منبع
اگر برای توضیحاتی که در نامه داشتید منبعی لازم بود، حتما اون رو هم در داخل نامه ذکر کنید. به عنوان مثال در پایان توضیحات بگید که این حرف ها به نقل از فلان زده شده یا منبع این توضیحات فلان و فلان هستند تا ارزش توضیحاتتون در نزد خواننده نامه بیشتر از قبل بشه.
تقدیر و تشکر
در پایان نامه از خواننده نامه تقدیر و تشکر به جا بیارید. مثلا با سپاس از اینکه تا به اینجای نامه را خوانده و به توضیحات و عرایض بنده توجه نمودید. این تشکر نباید جنبه دوستانه داشته باشه و باید به همون شکل رسمی باقی بمونه.
امضاء یا اثر انگشت
اگر لازم بود، در نامه اداری تون حتما امضاء یا اثر انگشت تون وجود داشته باشه تا مشخص بشه این نامه واقعا از سمت شما برای شخص مقابل ارسال شده. بعضی وقت ها بعضی نامه ها از حساسیت بالایی برخوردار هستند و صرفاً با توضیحاتی ساده، خواننده نمیپذیره که این نامه از طرف شما بوده. شما میتونید این مشکل را با همون امضاء یا اثر انگشت برطرف کنید.
ذکر تاریخ
تاریخ رو میتونید همون اول هم بگید ولی این امکان در پایان در جایی که قرار بود امضا یا اثر انگشت بزنید هم وجود داره. اینجوی اعتبار نامه مشخص میشه و اعتماد شخص خواننده بیشتر جلب میشه.
نکاتی ریز در نوشتن نامه اداری
_قبل از اینکه نامه رو بنویسید از صحت مطالب که در اون میارید مطمئن بشید.
_نامه رو در برگه A4 بنویسید.
_در نوشتن نامه اداری نهایت احترام رو به شخص مقابل بذارید. برای همین میگن از لفظ دوستانه خودداری کنید چون ممکنه شخص مقابل احساس راحتی نکنه. این موضوع حتی در زمانی که قراره از خواننده انتقادی بشه هم صدق میکنه و شما باید این کار رو با نهایت عزت و احترام انجام بدید.
_بهتره که نامه با فونتی مناسب تایپ بشه تا خواننده در خوندن متن دچار اشتباهی نشه. اگر هم قرار بود نامه با دست نوشته بشه، خط باید خوانا باشه.
_در نامه حتما مشخصات کسی که قراره نامه رو دریافت کنه کامل ذکر کنید تا مبادا به دست شخص نادرستی برسه.
_از علائم نگارشی در موقعیت های مناسب استفاده کنید. علامت های نگارشی همون نقطه، ویرگول، نقطه ویرگول، علامت تعجب، علامت سوال و ... هستند.
_پاراگراف بندی نامه ها نکته مهمیه که نباید فراموشش کنید. بعضی از افراد یک متن طولانی رو پشت سر هم مینویسن که این به نوعی اشتباهه. البته منظور این نیست که از جملات کوتاه استفاده کنید که کل نامه با جای خالی پر شده باشه اما طوری هم نباشه که چشم خواننده از خوندن نامه خسته بشه یا مشکلاتی این چنینی پیش بیاد.
_نامه اداری بر راستای مدارک، شواهد و منابع هست پس این نامه رو برای دوستتون نمی نویسید. اگه فکر میکنید نوشتن نامه فایده ای نداره پس بهتره از انجام این کار دست بکشید چون شما با این نامه به نوعی اعتبار خودتون رو هم روی اون سرمایه گذاری میکنید و اگر پاسخ منفی بگیرید، ممکنه اعتبارتون زیر سوال بره.
نمونه متن برای نامه اداری
به نام خدا. سلام خدمات ..... محترم. در تاریخ ...... خدمت شما جناب آقای/سرکار خانم ......... در رابطه با ...... عرضی داشتم.
----------------------------------------------
با سلام و عرض خدا قوت خدمت مدیریت محترم مجموعه ..... در رابطه با موضوع ..... توضیحاتی وجود داشت که در ادامه خدمتتان ذکر خواهم کرد.
----------------------------------------------
سلام عرض میکنم خدمت جناب آقای/سرکار خانم ........ صحبتی در رابطه با موضوع ....... خدمت تان داشتم که بنا بر شرایط و موقعیت، تصمیم بر این شد که توضیحات را در نامه ذکر کنم.
----------------------------------------------
ضمن احترام به مدیریت مجموعه ....... موضوعی بود که قصد بیان کردنش را داشتم. در ادامه به توضیح این موضوع خواهم پرداخت.
----------------------------------------------
با سلام و عرض احترام، امیدوارم سالی پر از برکت و امید را پیش رو داشته باشید. در رابطه با مسئله ای قصد داشتم نظر شما را جویا شوم. در ادامه این مسئله را ذکر کرده و از شما خواهانم که در این رابطه به بنده راهنمایی بفرمایید.
----------------------------------------------
به نام خدا. عرض خداقوت خدمت شما جناب آقای/سرکار خانم ........ بد نیست که در رابطه با ....... توضیحاتی به صورت کتبی خدمتتان عارض شوم.
----------------------------------------------
به نام خدا. ....... هستم و در رابطه با موضوع ....... این نامه به دست تان رسیده. امید است که بعد از خواندن آن اصلاحات لازم صورت بگیرد.
----------------------------------------------
به نام خدا، سلام عرض میکنم. بنده ....... هستم و در رابطه با مطلبی خاص قرار است که در ادامه توضیحاتی را ارائه دهم. لطفا بعد از خواندن نامه، تصمیم گیری نموده و بنده را در جریان تصمیمات خود بگذارید.
----------------------------------------------
با عرض احترام، بنده ....... هستم و در تاریخ ....... خواستم که مخالفت خود را با موضوع ....... بیان کنم. در ادامه دلایل مخالفت ذکر خواهند شد.
----------------------------------------------
با سلام به ریاست محترم ....... جناب آقای/سرکار خانم. لطفا در رابطه با مشکل مربوطه، اقدامات لازم را اجرایی نموده و در اسرع وقت بنده را در جریان این اقدامات قرار دهید.
----------------------------------------------
باسمه تعالی، در این نامه به بررسی علائم و دلایل ....... پرداخته شده و در نهایت نتیجه خدمت شما اعلام خواهد شد.
----------------------------------------------
با سلام. بنده ....... هستم و در رابطه با تصمیمی که گرفته شده، خواستم موافقت خود را اعلام نمایم. بنده به دلایلی که در ادامه آنها را ذکر خواهم کرد، در رابطه با مسئله پیش رو موافق بوده و به دلیل اجرای آن از شما نهایت سپاسگزاری را به عمل می آورم.
----------------------------------------------
بنده ....... هستم. در رابطه با پرونده ....... به شماره ثبت ....... قرار شد توضیحاتی اضافه بر توضیحات قبلی خدمت تان عارض شوم. در ادامه این توضیحات ذکر شده.
----------------------------------------------
به نام هستی بخش دو عالم، خواستم عذرخواهی خود را جهت مشکل پیش آمده عرض نمایم. بنده به دلیل مسائلی که در ادامه به ذکر آنها می پردازم، نتوانستم مسئولیت کار محول شده را به درستی بر عهده بگیرم. با علم بر اینکه بنده از اشتباه پیش آمده عذرخواهی و در صدد رفع آن هستم، از شما میخواهم که تصمیم لازمه را اتخاذ نمایید.
----------------------------------------------
به نام خدا، بنده ....... هستم و به واسطه این نامه خدمت شما در مورد موضوع مهم ....... قرار است صحبت هایی داشته باشم. از آنجا که وجود نامه کتبی نسبت به ارائه توضیحات شفاهی را بهتر دانستم، پس نسبت به ارائه توضیحات اضافه شفاهی صرف نظر کردم.
----------------------------------------------
با سلام. بنده ....... هستم و در رابطه با موضوع ....... شکایتی داشتم. توضیحات مربوط به این شکایت در ادامه ذکر شده و با نهایت احترام از شما تقاضا دارم که به این شکایت هر چه سریعتر رسیدگی نمایید.
----------------------------------------------
با سلام و عرض خدا قوت. بنده ....... هستم. امروز در تاریخ ..... در رابطه با موضوع ....... خواستم عرض کنم که بنده به هیچ وجه در اتفاقات به وجود آمده مسئول نبوده و تمامی اتفاقات به دلیل حضور آقای/خانم/مجموعه/شرکت....... بوده است. دلایل مستند این موضوع را به روشنی اظهار می دارند. در ادامه این دلایل ذکر خواهند شد.
----------------------------------------------
با نام و یاد خدا، من ....... فرزند ....... به شماره شناسنامه ....... در تاریخ .......، درخواستی در رابطه با موضوع ....... داشتم.
----------------------------------------------
باسمه تعالی. با سلام خدمت ریاست محترم شعبه ........ من ....... به شماره پرونده ....... از شما درخواست میکنم که سریعاً در رابطه با موضوع پرونده اقدامات لازمه را انجام دهید.
----------------------------------------------
با سلام. من ....... هستم و خواستم نکته ای را در رابطه با موضوع مطرح شده در جلسه امروز که ..... بود بیان کنم. در ابتدا از شما نهایت قدردانی ام را به دلیل برگزاری این جلسه ابراز میکنم. نکته ای که میخواستم در مورد آن صحبت کنم در رابطه با ... .
----------------------------------------------
به نام خدا. این نامه خدمت جناب آقای/سرکار خانم ....... از سمت آقای/خانم ....... ارسال می شود. موضوع این نامه در رابطه با ....... می باشد و باعث خشنودی ما خواهد بود که هر چه سریعتر در این رابطه نظر خود را چه به صورت شفاهی و چه به صورت کتبی اعلام نمایید.
----------------------------------------------
با سلام. ریاست محترم دادگاه ..... من ..... به شماره پرونده ..... نزد شعبه ..... هستم. مستنداتی که در پرونده ....... ارائه گردید مورد تایید بنده نبوده و من اعتراض خود را نسبت به آنها اعلام میکنم. دلایلی و عواملی که باعث اعتراض بنده شده اند را در ادامه ذکر خواهم کرد. از قاضی محترم درخواست می شود با دقت به بررسی این دلایل بپردازند.
----------------------------------------------
با سلام خدمت اداره محترم ........ من مشترک ....... هستم و خواستم موضوعی را در مورد ..... ذکر کنم.
----------------------------------------------
با سلام و عرض خدا قوت. بنده ....... هستم و در تاریخ ....... به دلایلی که در ادامه ذکر میکنم شکایت خود را پس خواهم گرفت. امید است که اصلاحات لازم در پرونده را به وجود آورید.
----------------------------------------------
با سلام. من ....... هستم. در رابطه با موضوعی که ذکر شد، خواهان ارائه دلایل و مدارک مستند و دارای منابع مشخص هستم. امید است که هر چه سریعتر نسبت به ارائه این دلایل و مدارک اقدام نمایید.
----------------------------------------------
با سلام. بنده ....... هستم و خرسندم از اینکه با مجموعه شما آشنا شده ام. اخیراً به مسئله ای در رابطه با مجموعه شما برخورده ام که نوشتن نامه در این زمینه را الزامی دانستم.
----------------------------------------------
با سلام و نهایت احترام به همکار محترم، من ....... همکار شما هستم. در رابطه با تصمیمی که برای پیشبرد سازمان گرفته اید، نکاتی را لازم دانستم مذکور شوم که دانستنش خالی از لطف نیست. در ادامه این نکات ذکر می شوند.
سایر مطالب پیشنهادی :
متن ادبی تقدیر و تشکر از مدیر مدرسه
متن های اداری تبریک سال نو به مدیریت
جملات زیبا و مودبانه برای احوال پرسی
متن های زیبا برای خیرمقدم مسئولین
واقعا از نمونه های فوق العاده بدی که نشان از ناکارشناسی و نا آگاهی که گویای عدم احترام به مخاطبی در جستجوی روش ،ایده و پاسخی به واقع درست بوده، میباشد.