در جامعه امروز و با گسترش زندگی آپارتمان نشینی، برای زندگی در محیط آپارتمانی ابتدا باید فرهنگ آپارتمان نشینی را فرا گرفت. در ساختمان هایی که چندین واحد در کنار هم زندگی می کنند، استفاده از برخی امکانات ساختمان به صورت مشترک می باشد. مانند پارکینگ، راه پله، آسانسور و موارد دیگر. استفاده و نگهداری از این امکانات مشترک یا به عبارتی مشاع، نیازمند هماهنگی می باشد. همچنین در برخی از ساختمان ها خدماتی چون آب و گاز ممکن است مشترک باشد. محاسبه سهم هر واحد از مبلغ این قبوض خدماتی و پرداخت آنها نیز نیاز به یک فرد مشخص دارد.

نمونه متن دعوت همسایگان به جلسه ساختمان

نمونه 1: متن رسمی و مختصر
به: کلیه ساکنین محترم ساختمان [نام ساختمان]
از: مدیریت ساختمان
موضوع: دعوت به جلسه ساختمان

با سلام و احترام،
بدینوسیله از شما همسایه گرامی دعوت می‌نماییم در جلسه عمومی ساختمان که در تاریخ [روز و تاریخ] و ساعت [ساعت] در محل [محل برگزاری جلسه، مثلاً لابی یا سالن ساختمان] برگزار می‌گردد، حضور به هم رسانید.

دستور جلسه:

1. بررسی مسائل مالی و شارژ ساختمان
2. برنامه‌ریزی برای تعمیرات و نگهداری
3. سایر موضوعات پیشنهادی ساکنین

حضور شما موجب پیشبرد بهتر امور ساختمان خواهد بود.

با تشکر،
[نام مدیر ساختمان]
[شماره تماس مدیر ساختمان]

نمونه 2: متن صمیمانه‌ تر
سلام و عرض ادب خدمت همسایه‌های محترم،
با توجه به اهمیت برخی موضوعات مرتبط با ساختمان، تصمیم بر آن شد تا جلسه‌ای با حضور کلیه ساکنین برگزار گردد. لذا از شما دعوت می‌کنیم تا در جلسه‌ای که در تاریخ [تاریخ] و ساعت [ساعت] در [محل برگزاری] برگزار می‌شود، شرکت نمایید.

موارد مورد بحث:

• بررسی امور جاری ساختمان
• پیشنهادات و انتقادات برای بهبود امور
• تصویب برنامه‌های آتی

حضور تک‌تک شما عزیزان اهمیت بسیاری دارد و موجب بهبود روند تصمیم‌گیری‌ها خواهد شد.

با سپاس از همکاری شما،
[نام مدیر ساختمان]
[شماره تماس]

نمونه 3: دعوت به جلسه فوری
همسایه محترم،
با توجه به برخی مسائل فوری و مهم ساختمان، جلسه‌ای اضطراری در تاریخ [تاریخ] ساعت [ساعت] در محل [محل برگزاری] برگزار خواهد شد.
موضوع جلسه شامل موارد زیر است:

• [ذکر موضوعات خاص، مثلاً تعمیرات اساسی یا مشکلات مالی]

حضور شما در این جلسه بسیار ضروری است. لطفاً جهت اطلاع از جزئیات بیشتر با شماره [شماره تماس] تماس حاصل فرمایید.

با سپاس،
[نام مدیر ساختمان]

نکات مهم:

• زمان و مکان دقیق جلسه را در متن ذکر کنید.
• دستور جلسه را به طور خلاصه بیان کنید تا ساکنین از موضوعات مطلع باشند.
• در صورت ضرورت، تأکید بر اهمیت حضور را ذکر کنید.

متن دعوت همسایگان به جلسه ساختمان

اصولا در هر ساختمان یک شخص را به عنوان مدیر ساختمان انتخاب می کنند تا این هماهنگی ها و پرداخت ها را انجام دهد. همچنین در صورت بروز عیب در تاسیسات و امکانات ساختمان اقدام به رفع عیب آن کند.

هر مدیر بنا به مسائلی که در ساختمان وجود دارد و یا اینکه ممکن است به وجود بیاید، و یا اینکه برای ارائه گزارش ماهانه یا فصلی و سالانه، جلساتی را با اهالی ساختمان برگزار می کند تا علاوه بر ارائه گزارشات مربوط به فعالیت های صورت گرفته، در مورد مسائل مختلف ساختمان نیز به تبادل نظر بپردازند.

در ادامه این مطلب نمونه هایی از دعوت نامه های مربوط به جلسه ساختمان را ارائه کردیم تا دوستان بتوانند از آنها استفاده کنند.

به نام خدا

حضور محترم -----------

سلام علیکم

با احترام به اطلاع شما می رساند که جلسه ساکنین و اهالی محترم ساختمان --------- راس ساعت ------- روز ---------- در تاریخ ---------- در محل واحد شماره ------- برگزار می گردد. از این رو از کلیه ساکنین محترم تقاضا می شود در زمان مقرر در جلسه حضور بهم رسانند.

مواردی که در جلسه مورد بحث قرار می گیرد:

1- ارائه گزارشات مالی و فعالیت های صورت گرفته توسط آقای ---------

2- ارائه و تصویب صورت حساب ها، عملکرد و ترازنامه مالی ساختمان منتهی به پایان سال مالی --------

3- بررسی و تبادل نظر درمورد مبلغ شارژ ماهیانه در سال ------ و تصویب آن

4- انتخاب یک نفر به عنوان جانشین مدیر ساختمان

5- دریافت هزینه بابت استفاده از آسانسور هنگام اسباب کشی، به نفع صندوق ساختمان

6- بررسی موضوع نصب دوربین مدار بسته و همچنین بیمه آتش سوزی ساختمان

7- بررسی موضوعاتی از قبیل شارژ کپسول آتش نشانی، روغن ریزی ماشین ها و دوغاب کف پارکینگ

8- تبادل نظر درمورد موضوعات دیگر مانند شستشوی نمای ساختمان، نظافت با اسید کف پارکینگ به منظور شب عید، آنتن مرکزی ساختمان و رسیدگی به فضای سبز ساختمان

نکته: به منظور تصویب موارد فوق حضور کلیه ساکنین محترم و مالکین یا نمایندگان آنها الزامی می باشد.

ساکنین و مالکین محترم مجتمع ---------

با سلام

بدینوسیله از کلیه ساکنین و یا مالکین (یا نماینده قانونی آنها) محترم جهت حضور در جلسه ساکنین مجتمع در روز -------- مورخ -------- و در ساعت ---------- در محل ----------- دعوت به عمل می آید.

موضوعات مورد بحث در این جلسه عبارتند از:

-نیاز به انجام تعمیر اساسی در قسمت های آسانسور، سیستم فاضلاب، موتور پمپ آب، پشت بام و ایفون مجتمع.

-بحث و تبادل نظر درمورد قوانین آپارتمان

-بحث و تصمیم گیری در مورد دریافت هزینه از ساکنین جدید به منظور جبران خسارت وارد شده هنگام اسباب کشی.

-طرح و بررسی موضوع بیمه حوادث ساختمان و همچنین آسانسور

-طرح و تصمیم گیری در مورد استفاده کردن یا عدم استفاده از آسانسور در هنگام اسباب کشی.

تذکر1: حضور به موقع و راس ساعت مقرر در جلسه الزامی و نشانه شخصیت شما و احترام به حاضرین در جلسه می باشد.

تذکر2: در صورتی که فردی در جلسه حضور نداشته باشد و طرحی تصویب شود، باید نسبت به آن مطیع باشد.

با تشکر مدیر مجتمع -------

بسمه تعالی

عضو محترم مجتمع مسکونی ------

موضوع: دعوت به حضور در جلسه آپارتمان

با سلام

بدینوسیله از جناب عالی دعوت می شود تا در جلسه ساختمان -------- در تاریخ -------- راس ساعت ----- در محل -------- شرکت فرمایید.

موارد مورد بحث در جلسه:

ارائه گزارشات مالی ماهانه

ارائه گزارشات مربوط به فعالیت های صورت گرفته

لطفا راس ساعت تعیین شده در محل جلسه حضور داشته باشید.

با تشکر، هیئت مدیره مجتمع -------

به نام ایزد منان

مالکین / ساکنین محترم ساختمان --------

بدین وسیله از کلیه همسایگان محترم دعوت می گردد در جلسه فوق العاده ساختمان که در تاریخ --------- در محل ----------- در خصوص موارد زیر راس ساعت ------ برگزار می گردد حضور بهم رسانند.

تعیین مدیر جدید ساختمان با توجه به پایان دوره مدیریت قبلی

- ارائه گزارشات مالی به ساکنین ساختمان

- ارائه گزارش عملکرد در دوره مدیریت

لذا کلیه کسانی که مایل هستند کاندیدای مدیریت ساختمان شوند، خواهشمند است قبل از برگزاری جلسه به واحد ------- مراجعه کرده و ثبت نام کنند.

-قبلا از حضور شما در این جلسه و کمک در اداره امور ساختمان از شما سپاسگذاریم.

-قابل ذکر است که اجرای کلیه مفادی که در این جلسه به تصویب حاضرین برسد برای تمامی ساکنین الزامی می باشد. با تشکر.

به نام خدا

دعوت نامه جلسه ساختمان ----------

حضور محترم ساکنین ساختمان ----------

با سلام

احتراما بدین وسیله به استحضار می رساند جلسه سالیانه ساختمان -------- در روز ------ مورخه -------- ساعت ------ در محل واحد -------- تشکیل می گردد. لذا از شما دعوت می شود تا در این جلسه حضور بهم رسانید.

موضوعاتی که در این جلسه مورد بررسی قرار می گیرند شامل موارد زیر می باشد:

-انتخاب هیئت مدیره جدید ساختمان

-بررسی و انتخاب مدیر اجرایی جدید ساختمان

-ارائه گزارش مالی ساختمان و بررسی آن

در صورتی که هر کدام از مالکین محترم قادر به حضور در جلسه نمی باشد، می تواند با پر کردن فرم زیر نماینده خود را معرفی کند تا نظر ایشان در تصمیم گیری ها معتبر و لحاظ شود.

اینجانب ------------ مالک واحد ---------- آقای / خانم ---------- را به عنوان نماینده قانونی خود جهت شرکت در جلسه سالیانه مورخ ----------- معرفی می کنم و کلیه نظرات ایشان از نظر من معتبر می باشد.

نام و نام خانوادگی و امضاء مالک

به نام خدا

ساکنین گرامی مجتمع ---------

خواهشمند است در جلسه مجمع عمومی مجتمع که در تاریخ -------- راس ساعت ----- در محل --------- تشکیل می شود حضور بهم رسانید.

در این جلسه موارد زیر مورد بحث قرار می گیرد:

تکمیل اساسنامه مجتمع و امضای آن توسط مالکینی که هنوز امضاء نکرده اند.

انتخاب هیئت مدیره مجتمع.

پرداخت مبلغ ----------- به هیئت مدیره توسط مالکین به نفع صندوق ذخیره مجتمع.

انتخاب نام مجتمع از بین نام های ---------، ----------- و ---------- که از طرف ساکنین پیشنهاد شده است.

ارائه و بررسی صورت های مالی و فعالیت های هیئت مدیره

بررسی و تصویب مبلغ شارژ ماهیانه مجتمع

لطفا توجه داشته باشید که حضور ساکنین و مالکین یا نماینده قانونی آنها در جلسه مجمع الزامی می باشد.

همچنین در صورتی که نماینده از طرف مالک در جلسه حاضر می شود، لازم است تا فرم معرفی نامه نماینده را پر کرده و به هیئت مدیره تحویل نمایند.

مستاجرین محترم نیز موارد ذکر شده را به استماع مالک واحد برسانند.

با تشکر – هیئت مدیره مجتمع ------

بسمه تعالی

ساکنین محترم واحدهای مجتمع ------

با سلام و احترام

بدین وسیله موضوعات مورد بحث در جلسه ساختمان که در روز ------- به تاریخ -------- و راس ساعت ---- در واحد جلسات ساختمان با حضور شما ساکنین گرامی برگزار می گردد جهت اطلاع به حضورتان ارسال می شود.

موضوعات مورد بررسی در جلسه:

1) طرح و بررسی موضوع نصب درب اتوماتیک در پارکینگ

2) رفع مشکل موجود در آسانسور ساختمان

3) دریافت پیشنهادات ساکنین درمورد ارائه خدمات بهتر در ساختمان

با سپاس فراوان – مدیر ساختمان

به نام خدا

حضور اعضای محترم ساختمان --------

با سلام

احتراما به آگاهی می رساند جلسه بررسی امور مشاع ساختمان در ساعت ---- روز ------- تاریخ --------- در محل پارکینگ ساختمان برگزار می شود. از این رو خواهشمند است کلیه مالکین و ساکنین ساختمان در این جلسه حضور داشته باشند.

پیشاپیش از وقت شناسی و حضور به موقع شما عزیزان قدردانی می شود.

به نام خداوند دادار پاک، پدید آور آدم از آب و خاک

با سلام و ادای احترام

کلیه ساکنین محترم مجتمع --------- مستحضر باشند که جلسه ساختمان در تاریخ -------- ساعت ----- در واحد شماره ---- به منظور بررسی و رسیدگی به مواردی که در ادامه عنوان شده است تشکیل می شود. لذا از تمامی ساکنین عزیز درخواست می شود حتما در این جلسه حضور داشته باشند.

مواردی که بررسی می شود:

1) ارائه آمار و گزارشات مالی توسط آقای --------

2) ارائه آمار عملکرد سه ماهه توسط مدیر ساختمان

3) طراحی و توزیع فرم های جمع آوری اطلاعات واحدها و ساکنین و خودروها

4) بازدید از ساختمان توسط مدیر مجتمع و تهیه لیست اقدامات ضروری برای ساختمان

5) جمع آوری هزینه شارژ ماهیانه و طرح و تصویب مبلغ شارژ جدید

6) پرداخت حقوق مربوط به ماه ----- به سرایدار

7) رسیدگی به موضوع رنگ آمیزی دیوارهای راه پله و پارکینگ

ساکنین محترم توجه داشته باشند که حضور به موقع در جلسه الزامی می باشد.

همچنین در صورتی که پیشنهاد یا انتقادی درمورد فعالیت های مربوط به ساختمان دارید، حتما از قبل یادداشت کرده و در جلسه مطرح نمایید.

با تشکر از ساکنین عزیز

تهیه کننده : توپ تاپ