در این مقاله از توپ تاپ قصد داریم شما را با مهم‌ترین و اساسی‌ترین بخش یک سازمان آشنا کنیم، نموداری که در صورت عدم وجود آن در یک سازمان بزرگ باعث بروز مشکلات بسیار بزرگی خواهد شد، تقریبا تمام سازمان های بزرگ که تعداد کارمندان آن بسیار زیادند و این در حدی است که ممکن است کارمندان یکدیگر را نشناسند باید دارای چارت سازمانی باشند.

چارت سازمانی

در این مقاله قصد داریم شما را با مهم‌ترین و اساسی‌ترین بخش یک سازمان آشنا کنیم، نموداری که در صورت عدم وجود آن در یک سازمان بزرگ باعث بروز مشکلات بسیار بزرگی خواهد شد، تقریبا تمام سازمان های بزرگ که تعداد کارمندان آن بسیار زیادند و این در حدی است که ممکن است کارمندان یکدیگر را نشناسند باید دارای چارت سازمانی باشند تا هر کس در جایگاهی که دارد ارتباط خود را با تمام افراد آن سازمان بداند و با وظایفی که در آن جایگاه باید انجام بدهد به بهترین نحو ممکن آشنا باشد اما در ادامه با چارت سازمانی بهتر و بیشتر آشنا خواهیم شد.  

چارت سازمانی یا نمودار سازمانی یک نمودار بسیار مهم در رابطه با جایگاه‌ها و مشاغلی که در یک سازمان وجود دارند و با یکدیگر در ارتباط ‌اند را نشان میدهد.چارت سازمانی به شکل بسیار ساده‌ای ارتباط جایگاه‌های کاری و شغلی را به صورت طولی و عرضی نشان میدهد. چارت سازمانی که یک نمودار ساختاری و سازمانی است نخستین بار توسط یک مهندس اسکاتلندی- آمریکایی در سال ۱۸۵۴ طراحی شد.

چارت سازمانی که در بیشتر مواقع به آن نمودار سازمانی هم میگویند. چارت سازمانی سلسله مراتبی از مشاغل در یک سازمان است که ارتباط میان جایگاه‌ها را به شکل‌های مختلفی نشان داده است. چارت سازمانی ساختار کلی یک سازمان را به صورت یک نمودار نشان میدهد. در چارت سازمانی نشان میدهد که هر شغلی که در یک سازمان وجود دارد در چه جایگاهی قرار دارد و درجه هر شغل نسبت به دیگر مشاغل در چه اندازه‌ای است. یکی از مهمترین و ضروری‌ترین اسناد هر سازمان چارت سازمانی آن است. در صورت عدم وجود آن یک نوع ناهماهنگی و خلل در امورات اداری ایجاد میشود. در ادامه به نقش چارت و آن میپردازیم.

چارت سازمانی

در بالاتر اشاره کردیم که نقش چارت در سازمان‌ها تا چه حد مهم و حیاتی است. در واقع چارت سازمانی یک نمودار است که از سلسله مراتب اداری پیروی میکند و آنها را به بهترین شکل ممکن نشان میدهد. اولین نمونه چارت در دانشنامه آنسیکلوپدی در سالهای ۱۷۵۱ تا ۱۷۷۲ انتشار یافت. وجود این چارت در شرکت هایی که کوچک هستند و افراد آن یکدیگر را میشناسند اهمیت چندانی ندارد اما اگر در یک شرکت بسیار بزرگ که اعضای آن آشنایی چندانی با یکدیگر ندارند چارت وجود نداشته باشد به شدت مشکل‌ساز خواهد شد. لازم است بدانید با اینکه چارت سازمانی با ساختار سازمانی شباهت دارد اما نباید این دو را به اشتباه به جای یکدیگر به کار ببریم زیرا این دو اصطلاح کاملا از رده متفاوتی برخوردارند. ساختار سازمانی معنای گسترده‌تری دارد و یک ابزار مدیریتی برای کنترل اهداف سازمان است و هرگونه تغییرات در آن باعث تغییر در اهداف سازمان خواهد شد. در واقع ساختار سازمان باید یک تصویر روشن از هر آن چه که سازمان برای آن فعالیت میکند را نشان دهد و حتی طرح‌های آینده سازمان را نیز کاملا روشن کند. اما چارت سازمانی یک نوع نمودار است که تنها نشان‌دهنده سلسله مراتب شغلی و ارتباط آنها با یکدیگر است و هیچگونه تاثیری در اهداف سازمان ندارد و به هیچگونه تصویری از اهداف سازمان از طریق چارت نخواهیم رسید.

 چارت سازمانی

هم اکنون به یک تعریف کلی از چارت سازمانی خواهیم رسید، چارت سازمانی نشان‌دهنده ارتباط طولی و عرضی سلسله مراتب شغلی در سازمان است.

نحوه تدوین چارت سازمانی

از مهم‌ترین امورات اداری تدوین چارت سازمانی می باشد که باید بسیار بی نقص و بدون هیچگونه کم و کاستی تدوین شود. در صورت هرگونه مشکل در تدوین چارت سازمانی مشکلی بسیار بزرگ در سازمان ایجاد میکند و در روند اجرایی سازمان اخلال ایجاد می کند. به همین دلیل باید بسیار در هنگام تدوین چارت سازمانی بر روی آن مدیریت و نظارت کامل داشت و آن را باید بسیار دقیق و درست تنظیم کرد. معمولا چارت سازمانی ساختاری شبیه به درخت دارد که ریشه آن را مدیریت تشکیل میدهد و سپس به جایگاه‌های سازمان و ارتباط آنها با یکدیگر می‌پردازد. در واقع یک چارت سازمانی روشن میکند که هرکس در جایگاه و شغل خود باید چه گزارشاتی را برای چه کسانی ارسال کند. طبقه بندی چارت از پایین‌ترین شغل سازمان شروع میشود و به بالاترین آن که رئیس است می‌رسد. باید تمام جایگاه‌ها و مشاغل مربوط به سازمان شناخته شود و سپس به به رسم و تدوین چارت پرداخت.

البته نباید فراموش کرد که مشاغل موجود در چارت در چه درجه ای از جایگاه قرار گرفته‌اند و آن‌ها را در سطح خود قرار دهید، لازم به ذکر است که اگر مشاغلی در چارت در یک ردیف قرار گرفتند در حقیقت آنها کاملا با هم هم‌سطح هستند و هیچ برتری نسبت به هم ندارند. در واقع در اینجا چارت سازمانی روابط عرضی مشاغل با یکدیگر را بیان می‌کند. روابط طولی مشاغل را طول چارت نشان میدهد و یک حالت پدر و فرزندی را ایجاد کرده اند. رابطه طولی نشان میدهد که هر شغل نسبت به دیگری در چه جایگاهی قرار دارد آیا بالاتر است یا پایین‌تر؟ همیشه مدیریت در بالاترین نقطه چارت قرار گرفته است و هر شغل باید یک رابطه طولی و  زیر دستی را با دیگر مشاغل داشته باشد. در تنظیم چارت یه هیچ عنوان اسم افراد قید نمیشود و فقط مشاغل و جایگاه‌ها در تنظیم چارت بیان می‌شوند. اگر در یک سازمان همه کارمندان در یک سطح بودند و در یک رده قرار گرفتند جایگاه آنها را در یک ردیف قرار میدهیم و همه را همسطح محسوب میکنیم و تنها فقط این کارمندان در کد شغلی با یکدیگر متفاوت خواهند بود. اگر هر نفر را که در یک جایگاه قرار دارند را یک ردیف جداگانه شغلی در نظر بگیریم بسیار کاری نادرست و دشوار است و چه بسا باعث پیچیده شدن چارت سازمان شود و چارت غیرقابل استفاده خواهد بود.

انواع چارت سازمانی

۱) سلسله مراتبی

۲) ماتریسی

۳) افقی

محدودیت های چارت سازمانی

در صورت تنظیم دستی نمودار و به روزرسانی آن به صورت دستی بسیار مشکل آفرین خواهد بود و اطلاعات خیلی زود کهنه میشود و فرد مجبور به تعویض و تولید دوباره چارت خواهد شد.نمودار نمیتواند که رفتارهای افراد را  به نمایش بگذارد  و فقط در مورد جایگاه آنها توضیح میدهد.این نمودار مشتری‌ها را دخیل نمی‌دهد.

ارگانوگراف:

ارگانوگراف یک جایگزین بسیار مناسب برای نمودار سازمانی می باشد و  میتوان از آن زمانی استفاده کرد که ساختار سازمان به صورت مرتبه‌ای یا خطی نیست.

تهیه کننده : توپ تاپ